Ce que permettent les rendez-vous
Suivre les demandes entrantes. Un rendez-vous peut être créé automatiquement quand un prospect réserve un créneau depuis votre site, ou saisi à la main quand quelqu'un vous appelle. Dans les deux cas, vous conservez son nom, son email, son téléphone et la date d'événement qu'il envisage.
Planifier vos rencontres. Chaque rendez-vous porte une date, une heure et une durée choisie parmi 15 min, 30 min, 45 min, 1h, 1h30, 2h, 3h ou 4h.
Qualifier la demande. Une section "Type d'événement (optionnel)" permet d'associer un de vos modèles de type d'événement (Mariage, Anniversaire, Soirée d'entreprise) à la demande.
Garder une trace. Le champ Notes vous sert de compte-rendu : ce que le prospect a demandé, votre estimation, ce qu'il reste à faire.
Voir votre planning complet. Les rendez-vous apparaissent dans l'onglet Agenda, soit dans leur propre onglet, soit fusionnés avec les événements si l'option "Agenda unifié" est activée.
Les types de rendez-vous les plus utiles
- Le premier contact : découverte du projet, présentation de vos prestations, estimation de prix.
- Le repérage sur place : mesurer la salle, repérer les prises, tester l'acoustique.
- La réunion de préparation : construire le déroulé, collecter les préférences musicales, valider les surprises.
- Le point de suivi : un appel de contrôle deux semaines avant.
- Le débriefing : rare mais utile pour les clients récurrents.
À savoir
- Un rendez-vous n'est pas rattaché à une fiche client. Il stocke un nom, un email et un téléphone en texte libre. C'est un prospect, pas encore un client.
- Les statuts d'un rendez-vous sont En attente, Confirmé, Annulé et Terminé. Ils sont différents de ceux d'un événement.
- Une notification push "Rappel de rendez-vous" est envoyée 24h avant, si vous avez activé les notifications.
- Les rendez-vous apparaissent aussi dans les widgets "Prochain rendez-vous" et "Prochains rendez-vous" de votre écran d'accueil téléphone.
- Il n'y a pas de conversion automatique d'un rendez-vous en événement : quand le prospect signe, créez l'événement séparément.