Ce que permettent les rendez-vous
Planifier tous vos échanges clients
Avec les rendez-vous, chaque interaction avec un client ou un prospect a sa place dans votre agenda. Fini les post-it collés partout, les rappels de calendrier éparpillés entre Google Calendar, les notes Apple et votre agenda papier. Tout est au même endroit.
Vous pouvez enregistrer :
- Un appel téléphonique prévu avec un prospect qui vous a contacté via votre site web
- Une visite de repérage au château de Versailles-sur-Loire où aura lieu le mariage
- Une réunion Zoom avec des clients qui habitent à 300 km
- Un café de présentation avec les futurs mariés qui veulent vous rencontrer avant de signer
- Un appel de mise à jour pour finaliser la playlist deux semaines avant la soirée
Ne plus jamais oublier un rendez-vous
Combien de fois avez-vous eu un client qui vous dit "on avait dit mardi à 18h" et vous, vous avez cherché fébrilement dans votre téléphone ? Avec les rendez-vous dans l'app, chaque créneaux est noté avec le nom du client, l'heure, la durée et un espace pour vos notes. Un coup d'oeil à l'onglet Rendez-vous le matin, et vous savez exactement ce qui vous attend dans la journée.
Suivre l'avancement de vos relations clients
Chaque rendez-vous a un statut : En attente, Confirmé, Terminé, ou Annulé. En regardant la liste de vos rendez-vous avec un client, vous avez l'historique complet de votre relation : "on s'est parlé le 15 mars (terminé), il y a un appel prévu le 28 mars (confirmé), et une réunion de brief à planifier (en attente)."
C'est particulièrement utile quand vous gérez plusieurs mariages en parallèle — ce qui arrive souvent en haute saison (mai à septembre).
Les types de rendez-vous les plus utiles
1. L'appel de découverte (prospect) Un couple vous a trouvé sur Instagram. Ils veulent vous parler avant de décider. Vous créez un rendez-vous "Appel découverte — Sophie et Thomas" pour le vendredi à 18h30. Durée : 30 minutes. Notes : "Mariage en juin, 150 personnes, château dans le 37."
2. La visite du lieu Vous allez repérer la salle où aura lieu la soirée. Vous créez un rendez-vous "Visite — Domaine des Glycines" avec la durée (2h), l'adresse dans les notes, et ce que vous devez vérifier : prises électriques, acoustique, espace DJ, parking.
3. La réunion de préparation (1 à 2 mois avant) Le grand rendez-vous avec les clients pour construire la timeline, choisir les musiques clés, organiser les moments importants. Durée : 1h à 2h. C'est souvent le rendez-vous le plus long et le plus important.
4. L'appel de finalisation (10-15 jours avant) Les derniers réglages. "Finalement, vous pouvez jouer "Can't Help Falling in Love" pour l'entrée ? On a changé d'avis." Durée : 20 à 30 minutes.
5. Le debriefing (après la soirée) Vous appelez le client pour avoir son retour. C'est l'occasion d'obtenir un avis Google ou un témoignage. Durée : 15 minutes. Et dans les notes : "Très satisfait — a accepté de laisser un avis. À relancer dans 3 jours si pas de retour."
À savoir
- Les rendez-vous apparaissent dans le calendrier de l'application, mélangés ou séparés de vos événements selon vos préférences
- Vous pouvez associer un rendez-vous à un événement spécifique pour regrouper toute la préparation d'une soirée au même endroit
- Les notes saisies dans un rendez-vous ne sont visibles que par vous — elles ne sont jamais partagées avec le client
- Si un rendez-vous est annulé, ne le supprimez pas : passez-le en statut "Annulé" pour garder une trace de l'échange