Ce que vous allez faire
Ouvrez l'onglet RDV et appuyez sur le rendez-vous.
Vérifiez qu'il est au statut Confirmé : la rangée de boutons d'action doit proposer "Terminé" et "Annuler". Si elle propose "Confirmer" et "Décliner", passez d'abord le rendez-vous en Confirmé.
Appuyez sur "Terminé" : icône coche dans un cercle, violet. Une fenêtre demande "Marquer ce rendez-vous comme terminé ?".
Validez : un bandeau affiche "Statut mis à jour : Terminé".
Notez le compte-rendu : appuyez sur l'icône crayon en haut à droite, faites défiler jusqu'à la section "Notes" et écrivez ce qui s'est dit. Appuyez sur "Enregistrer".
Pourquoi noter un compte-rendu juste après le rendez-vous ?
Vous croyez que vous vous en souviendrez. Trois rendez-vous plus tard, vous avez oublié qui voulait absolument éviter la variété française et qui avait un beau-père DJ amateur qui voulait passer aux platines.
Notez tant que c'est frais :
- Le budget annoncé et votre estimation.
- Le style musical demandé.
- Les contraintes du lieu si vous l'avez visité.
- Ce que vous avez promis d'envoyer et sous quel délai.
- Votre ressenti sur la probabilité de signature.
Le cycle de vie d'un rendez-vous
- En attente : la demande arrive, vous n'avez pas encore répondu.
- Confirmé : le créneau est calé des deux côtés.
- Terminé : la rencontre a eu lieu.
Ou, à tout moment, Annulé si la rencontre ne se fera pas.
La liste "propre" : un bon indicateur de votre organisation
Filtrez sur la pastille "Confirmé" : il ne devrait y rester que des rendez-vous à venir. Si des dates passées y traînent, c'est que vous ne les passez pas en Terminé, et votre liste des rendez-vous à venir n'est plus fiable.
À savoir
- Le passage en Terminé ne se fait jamais automatiquement, même une fois la date passée.
- Une fois en Terminé, aucun bouton d'action n'est plus affiché sur la fiche : le statut ne se change plus depuis l'application mobile.
- Le rendez-vous reste visible dans la liste et dans le calendrier, avec une pastille violette.
- Les notes se modifient toujours, même sur un rendez-vous terminé, via l'icône crayon.
- Passer un rendez-vous en Terminé ne crée pas d'événement. Si le prospect signe, créez la fiche client puis l'événement séparément.