Ce que vous allez faire
Ouvrir la liste des rendez-vous — Appuyez sur l'onglet Rendez-vous dans la barre de navigation.
Trouver le rendez-vous qui vient de se terminer — Il apparaît généralement en haut de la liste (si c'est aujourd'hui) ou dans les rendez-vous passés.
Appuyer sur le rendez-vous — Ouvrez sa fiche de détail.
Appuyer sur le badge de statut — Le statut actuel ("Confirmé" en vert, ou "En attente" en orange) est affiché. Appuyez dessus.
Choisir "Terminé" — Sélectionnez Terminé dans le menu. Le badge change d'apparence (gris ou avec un indicateur "check") pour signaler que ce rendez-vous appartient au passé.
Ajouter un compte-rendu dans les notes (fortement recommandé) — Juste après le rendez-vous, prenez 2 minutes pour noter les points importants :
- Ce que le client a demandé
- Ce que vous avez promis de faire
- Les informations clés recueillies
- Les prochaines étapes convenues
Pourquoi noter un compte-rendu juste après le rendez-vous ?
La mémoire est fragile. Ce que vous retenez parfaitement juste après un appel peut s'évaporer en quelques heures, surtout si vous enchaînez plusieurs rendez-vous dans la journée. Voici des exemples de notes utiles à prendre immédiatement :
Après un appel de découverte :
"Mariage en septembre, environ 120 personnes. Salle non confirmée. Veut du jazz pour le cocktail + électro pour la nuit. Ne veut SURTOUT PAS de "Je veux" de Zaz. Budget autour de 1200€. Rappeler dans 2 semaines pour confirmation."
Après une réunion de brief :
"Timeline validée. Chanson d'entrée : 'A Thousand Years' — Christina Perri. Ouverture du bal : 'Can't Stop the Feeling'. Pas de musique années 80 sauf ABBA. Photographe : Clara Moreau — 06 XX XX. Traiteur prévient 10 min avant le gâteau."
Après une visite de lieu :
"Prise de courant en 16A côté scène, OK. Acoustique correcte mais plafond bas — attention aux basses. Accès scène par porte latérale gauche. Parkings suffisants. Contact responsable salle : Philippe — 02 XX XX."
Le cycle de vie d'un rendez-vous
Un rendez-vous bien géré passe par ces étapes :
- En attente → vous l'avez proposé, pas encore de réponse
- Confirmé → le client a accepté le créneau
- Terminé → le rendez-vous a bien eu lieu
Si le rendez-vous ne se fait pas : statut Annulé.
La liste "propre" : un bon indicateur de votre organisation
Quand tous vos rendez-vous passés sont bien marqués "Terminé", votre liste de rendez-vous en cours ne contient que l'essentiel : ce qui vous attend vraiment. C'est reposant et efficace.
Si vous avez des dizaines de rendez-vous "En attente" ou "Confirmé" qui datent de plusieurs semaines, c'est le signe qu'il faut faire le ménage dans votre liste.
À savoir
- Il n'y a pas de limite de temps pour passer un rendez-vous en "Terminé" — même si vous oubliez le soir même, vous pouvez le faire le lendemain
- Les notes ajoutées après le rendez-vous sont aussi précieuses que les notes préparatoires — elles constituent votre mémoire client
- Le statut "Terminé" n'empêche pas de modifier les notes ultérieurement — si vous avez oublié quelque chose, rouvrez le rendez-vous et complétez
- Vous pouvez repasser un rendez-vous de "Terminé" à un autre statut si vous avez fait une erreur