Ce que vous allez faire
Ouvrir la liste des rendez-vous — Appuyez sur l'onglet Rendez-vous dans la barre de navigation.
Trouver le rendez-vous à annuler — Faites défiler la liste ou utilisez la barre de recherche pour le retrouver.
Appuyer sur le rendez-vous — Sa fiche de détail s'ouvre.
Appuyer sur le badge de statut — Le statut actuel (ex : "En attente" ou "Confirmé") est affiché sous forme de badge coloré. Appuyez dessus pour ouvrir le menu de changement de statut.
Choisir "Annulé" — Sélectionnez Annulé dans la liste. Le badge passe en rouge et le statut est mis à jour immédiatement.
Ajouter une note (recommandé) — Avant de quitter la fiche, prenez 10 secondes pour noter la raison de l'annulation dans le champ Notes. Exemples :
- "Client a annulé — report de la date du mariage"
- "Indisponible ce soir-là — a trouvé un autre DJ"
- "Client n'a pas redonné signe de vie malgré 2 relances"
- "Réunion annulée à ma demande — urgence personnelle"
Pourquoi "Annulé" et non "Supprimer" ?
La différence est importante. Quand vous supprimez un rendez-vous, il disparaît complètement — comme s'il n'avait jamais existé. Quand vous le passez en Annulé, il reste dans votre liste avec une couleur distinctive, et vous pouvez toujours y accéder.
Voici pourquoi garder une trace est utile :
- Vous vous souvenez que vous avez bien essayé de rappeler ce client (et qu'il n'a pas donné suite)
- Vous avez l'historique complet d'une relation client qui a mal tourné
- Si le client revient des mois plus tard, vous retrouvez le contexte de vos échanges précédents
- Vous pouvez justifier pourquoi vous n'avez pas relancé quelqu'un : "j'ai annulé après 3 tentatives sans réponse"
Filtre des rendez-vous annulés
Les rendez-vous annulés peuvent encombrer la liste si vous en avez beaucoup. Utilisez les filtres de statut pour les masquer quand vous ne souhaitez voir que vos créneaux actifs :
- Activez uniquement "En attente" et "Confirmé" pour voir ce qui est à venir
- Activez "Annulé" si vous cherchez un rendez-vous annulé en particulier
Différence entre annuler et reporter
Attention à ne pas confondre annulation et report. Si le client veut décaler le rendez-vous à une autre date, ne passez pas en "Annulé" — modifiez simplement la date et l'heure du rendez-vous existant. N'annulez que quand le rendez-vous ne se fera définitivement pas.
À savoir
- Un rendez-vous annulé peut être "réactivé" en changeant à nouveau son statut, si finalement le rendez-vous se replanifie
- La note d'annulation n'est visible que par vous — le client ne la voit jamais
- Si vous avez beaucoup de rendez-vous annulés dans votre liste, c'est peut-être le signe de devoir affiner votre processus de qualification client (êtes-vous sûr d'être disponible aux créneaux proposés ? Y a-t-il des malentendus fréquents ?)
- Ne mettez jamais en "Annulé" un rendez-vous qui a bien eu lieu — utilisez "Terminé" dans ce cas