Ce que vous allez faire
Ouvrez l'onglet RDV et appuyez sur le rendez-vous concerné.
Repérez la rangée de boutons d'action, sous la carte de statut en haut de la fiche.
- Si le rendez-vous est En attente, le bouton rouge s'appelle Décliner.
- Si le rendez-vous est Confirmé, le bouton rouge s'appelle Annuler.
Appuyez sur le bouton rouge : une fenêtre demande confirmation ("Décliner ce rendez-vous ?" ou "Annuler ce rendez-vous ?").
Validez : le statut passe à Annulé et un bandeau affiche "Statut mis à jour : Annulé".
Notez la raison : appuyez sur l'icône crayon en haut à droite, faites défiler jusqu'à la section "Notes" et écrivez pourquoi, puis "Enregistrer". Exemples :
- "Client a reporté, pas de nouvelle date"
- "Créneau indisponible de mon côté"
- "Pas de réponse après 2 relances"
- "A choisi un autre prestataire"
Pourquoi "Annulé" et non "Supprimer" ?
Un rendez-vous annulé reste dans votre liste, avec sa pastille rouge et toutes ses informations. Un rendez-vous supprimé disparaît définitivement.
Garder la trace vous sert :
- Vous savez que vous avez déjà été contacté par cette personne.
- Vous retrouvez ses coordonnées si elle revient six mois plus tard.
- Vous pouvez justifier pourquoi vous n'avez pas relancé.
Filtre des rendez-vous annulés
Si les annulés encombrent votre liste, utilisez les pastilles de statut de l'onglet RDV :
- Pastille "Confirmé" pour ne voir que vos créneaux calés.
- Pastille "En attente" pour ne voir que ce qui reste à traiter.
- Pastille "Annulé" quand vous cherchez précisément un rendez-vous annulé.
Attention, ces pastilles n'affichent qu'un statut à la fois : vous ne pouvez pas combiner "En attente" et "Confirmé".
Différence entre annuler et reporter
Si le prospect veut simplement décaler, ne l'annulez pas. Appuyez sur l'icône crayon en haut à droite, changez la date et l'heure, puis "Enregistrer". Le statut reste inchangé.
L'annulation est réservée aux rendez-vous qui ne se feront définitivement pas.
À savoir
- Une fois le statut passé à Annulé, aucun bouton d'action n'est plus affiché sur la fiche. Le rendez-vous ne peut plus être remis en Confirmé depuis l'application mobile.
- Aucun email n'est envoyé au prospect lors de l'annulation. Prévenez-le vous-même.
- La note d'annulation est interne : le prospect ne la voit jamais.
- Un rendez-vous annulé continue d'apparaître dans le calendrier à sa date, avec un marqueur rouge.
- Ne passez jamais en "Annulé" un rendez-vous qui a bien eu lieu : utilisez "Terminé".