Le cas du mariage : deux mariés, deux contacts
C'est l'exemple le plus courant. Votre client s'appelle "Dupont - Martin" sur le contrat, mais en réalité vous avez deux interlocuteurs :
- Sophie Dupont (la mariée) : c'est elle qui a choisi vos prestations, qui connaît le programme de la soirée dans les détails, qui vous envoie des messages à 23h pour ajouter "juste une dernière chanson"... C'est votre contact principal.
- Thomas Martin (le marié) : il est peut-être moins impliqué dans le planning musical, mais c'est lui qui a validé le budget et signé le contrat. C'est utile d'avoir son numéro en cas d'urgence le jour J.
En ayant les deux comme contacts séparés, vous pouvez envoyer un e-mail avec le déroulé de la soirée uniquement à Sophie, et appeler Thomas directement si Sophie est injoignable le jour du mariage.
Le cas de l'entreprise : plusieurs rôles, plusieurs personnes
Pour une soirée d'entreprise, les interlocuteurs se multiplient souvent :
- La responsable événements : Isabelle Renard coordonne tout le projet avec vous. Elle choisit la musique, valide le programme, gère la logistique. Vous lui envoyez toute votre communication artistique.
- La comptabilité : Marc Dubois ne s'occupe pas du contenu artistique, mais c'est lui qui traite les factures. Vous lui envoyez uniquement les documents financiers : devis, bon de commande, facture.
- L'assistante de direction : Léa Moreau peut être impliquée pour planifier les créneaux de réunion ou transmettre des informations.
Si vous n'aviez qu'un seul contact pour cette entreprise, vous seriez obligé d'envoyer la facture à la responsable événements qui devra la transmettre à la comptabilité, avec les risques de délais et d'oublis que cela implique.
Le cas de l'association ou de la collectivité
Pour un gala associatif ou un événement municipal :
- Le président de l'association : il a signé la convention, il est votre interlocuteur officiel
- La trésorière : elle gère le budget et valide les dépenses
- Le bénévole logistique : c'est lui qui sera sur place le soir du gala pour vous accueillir et coordonner les techniciens
Avoir ces trois contacts distincts vous permet de savoir immédiatement qui appeler selon la nature de votre besoin.
Le rôle du contact principal
Parmi tous vos contacts, l'un d'eux est désigné comme "contact principal". C'est celui dont l'e-mail et le téléphone s'affichent directement sur la fiche client, sans avoir à ouvrir la liste des contacts. Choisissez comme contact principal la personne avec qui vous communiquez le plus souvent et le plus directement.
À savoir
- Ajouter plusieurs contacts ne complique pas la navigation. Ils sont tous listés dans la section "Contacts" de la fiche client, clairement identifiés par leur rôle.
- Chaque contact a ses propres coordonnées. Si la mariée change de numéro de téléphone, vous mettez à jour uniquement sa fiche sans toucher aux autres contacts.
- Les contacts sont associés à la fiche client, pas aux événements. Si vous travaillez plusieurs fois avec le même client, vous retrouverez toujours les mêmes contacts.
- Même si vous n'avez qu'un seul interlocuteur pour un client, renseignez-le comme contact. Cela permet à l'application d'afficher ses coordonnées correctement.