La différence entre un client et un contact
Un client peut être un couple, une famille, une entreprise ou une association. Il porte l'adresse, les identifiants fiscaux, les notes et le statut. Mais il ne porte ni email ni numéro de téléphone.
Les coordonnées vivent uniquement sur les contacts. C'est pourquoi la liste des clients affiche l'email du contact principal, et pourquoi les boutons "Appeler" et "Email" de la fiche client vous demandent de choisir un contact quand il y en a plusieurs.
Pourquoi cette distinction est utile dans votre métier
Un mariage se décide à deux. Une soirée d'entreprise se pilote par un service communication mais se paie par la comptabilité. Une association a un président et un trésorier.
Sans cette séparation, il faudrait soit créer plusieurs clients pour un même dossier (et perdre l'unité), soit entasser plusieurs numéros dans un champ de texte. Avec elle, un seul dossier suffit et chaque personne garde ses coordonnées et son rôle.
Ce que contient un contact
- Prénom et Nom : obligatoires.
- Email : facultatif.
- Téléphone : facultatif.
- Rôle : une pastille à choisir parmi Principal, Mariée, Marié, Employé, Responsable, Commercial, Comptabilité, Direction, Assistant, Autre.
- Contact principal : un interrupteur, avec la description "Utilisé pour les communications par défaut".
À savoir
- Un client entreprise exige au moins un contact au moment de la création. Le formulaire bloque tant que la liste est vide.
- Un client particulier crée automatiquement son premier contact à partir du prénom et du nom saisis. Ce contact reçoit le rôle "Principal".
- Un seul contact peut porter la marque "Principal" à la fois.
- La synchronisation des contacts vers votre répertoire téléphonique crée une fiche par contact, pas une fiche par client.
- Un contact n'est pas un compte utilisateur : vos clients ne se connectent pas à l'application.