Ce que vous allez faire
- Ouvrir la fiche du client — Dans l'onglet Clients, trouvez le client et appuyez sur son nom.
- Accéder à la section Contacts — Faites défiler la fiche vers le bas jusqu'à la section "Contacts".
- Ouvrir le contact à désigner comme principal — Appuyez sur le contact que vous souhaitez définir comme contact principal. Sa fiche s'ouvre.
- Cocher "Contact principal" — Dans la fiche du contact, cherchez une case à cocher ou un interrupteur intitulé "Contact principal". Activez-le.
- Sauvegarder — Appuyez sur "Sauvegarder". Vous êtes redirigé vers la fiche client où le contact principal est maintenant mis en avant, avec ses coordonnées visibles directement.
Ce qui change une fois le contact principal défini
Sur la fiche client, vous verrez directement :
- Le nom et prénom du contact principal
- Son numéro de téléphone, avec un bouton pour l'appeler ou lui envoyer un SMS directement
- Son adresse e-mail, avec un bouton pour lui envoyer un e-mail
Vous n'avez plus besoin d'ouvrir la liste des contacts et de chercher le bon numéro à chaque fois. Un appui sur le téléphone et vous appelez directement votre interlocuteur principal.
Comment bien choisir le contact principal ?
Posez-vous la question : "Avec qui est-ce que je communique le plus souvent et le plus directement pour ce client ?"
Pour un mariage : si c'est la mariée qui vous envoie des messages, vous appelle, vous communique tous les détails (playlist, horaires, contraintes de la salle...), alors c'est elle le contact principal. Le marié sera un contact secondaire, utile en cas d'urgence.
Pour une soirée d'entreprise : c'est presque toujours la responsable événements ou la chargée de communication. C'est elle qui coordonne, qui répond à vos questions, qui sera présente le soir de la soirée pour vous accueillir.
Pour un gala associatif : c'est souvent le président ou le vice-président de l'association, celui qui vous a contacté et avec qui vous avez négocié.
Règle générale : le contact principal est la personne que vous appelleriez en premier si vous avez une question urgente à 18h la veille de l'événement.
À savoir
- Il ne peut y avoir qu'un seul contact principal par client. Si vous définissez un nouveau contact principal, l'ancien perd automatiquement ce statut (mais reste dans la liste des contacts, accessible normalement).
- Si aucun contact n'est défini comme principal, la fiche client n'affichera pas de coordonnées en vedette. Vous devrez ouvrir la liste des contacts pour trouver un numéro ou un e-mail.
- Le contact principal peut être changé à tout moment. Si votre interlocuteur habituel change au cours d'un projet, il suffit de mettre à jour ce paramètre en quelques secondes.
- Pour un client avec un seul contact, celui-ci est automatiquement le contact principal, qu'il soit coché ou non.