Ce que vous allez faire
- Ouvrir la fiche du client — Dans l'onglet Clients, recherchez le client et appuyez sur son nom pour accéder à sa fiche détaillée.
- Trouver la section Contacts — Faites défiler la fiche vers le bas jusqu'à trouver la section "Contacts". Si aucun contact n'a encore été ajouté, un message vous invite à en créer un.
- Appuyer sur "+ Ajouter un contact" — Ce bouton ouvre un formulaire de création de contact.
- Renseigner le prénom et le nom — Saisissez le prénom et le nom de la personne. Exemple : "Sophie" et "Dupont".
- Ajouter le numéro de téléphone — Saisissez le numéro de téléphone mobile ou fixe de ce contact. C'est le numéro que vous utiliserez pour l'appeler ou lui envoyer un SMS.
- Ajouter l'adresse e-mail — Renseignez son adresse e-mail. C'est important si vous lui envoyez des documents (programme de soirée, contrat, facture...).
- Choisir un rôle — Appuyez sur le champ "Rôle" et sélectionnez dans la liste le rôle qui correspond à cette personne : Mariée, Marié, Responsable, Comptabilité, etc. Ce rôle s'affiche sous le nom du contact pour que vous puissiez identifier immédiatement de qui il s'agit.
- Définir comme contact principal si nécessaire — Si c'est votre interlocuteur principal, cochez la case "Contact principal". Ses coordonnées s'afficheront directement sur la fiche client.
- Sauvegarder — Appuyez sur "Sauvegarder" ou "Enregistrer". Le contact apparaît maintenant dans la liste des contacts de ce client.
Exemples de contacts à ajouter selon le type de prestation
Pour un mariage :
- Sophie Dupont — Mariée — contact principal (c'est elle qui gère tout)
- Thomas Martin — Marié — contact secondaire (à appeler en urgence)
- Élise Dupont — Autre (mère de la mariée, pour la coordination le jour J)
Pour une soirée d'entreprise :
- Isabelle Renard — Responsable événements — contact principal
- Marc Dubois — Comptabilité (pour l'envoi de la facture)
- Léa Moreau — Assistante
Pour un gala associatif :
- Jean-Pierre Favre — Président — contact principal
- Nathalie Giraud — Trésorière (pour les questions de paiement)
À savoir
- Vous pouvez ajouter autant de contacts que vous le souhaitez pour un même client. Il n'y a pas de limite.
- Si vous oubliez de renseigner l'e-mail ou le téléphone, ce n'est pas bloquant. Vous pouvez compléter ces informations plus tard en modifiant le contact.
- Un client peut avoir plusieurs contacts, mais un seul contact principal. Si vous cochez "Contact principal" sur un nouveau contact alors qu'il y en a déjà un, le nouveau remplace l'ancien automatiquement.
- L'e-mail du contact principal est celui qui sera utilisé si l'application propose d'envoyer des documents par e-mail directement depuis une fiche événement.
- Prenez l'habitude d'ajouter les contacts dès la création du client, au moment où vous recevez les coordonnées. C'est plus facile que de les retrouver plus tard.