Les rôles disponibles et leur utilité
Contact principal
C'est l'interlocuteur par défaut pour ce client. Ses coordonnées (e-mail et téléphone) s'affichent directement sur la fiche client. C'est la personne que vous contactez en priorité pour tout ce qui concerne ce client. Ce n'est pas à proprement parler un "rôle" mais un statut qui peut se cumuler avec n'importe quel autre rôle.
Mariée
La future ou nouvelle mariée dans le cadre d'une prestation mariage. C'est souvent l'interlocutrice principale pour les détails artistiques et le programme musical. Elle est généralement celle qui a le plus d'avis sur la playlist, les animations, les horaires des différents moments (entrée des mariés, premier slow, ouverture du buffet...).
Marié
Le futur ou nouveau marié. Il est parfois moins impliqué dans les détails artistiques, mais reste un interlocuteur important pour les questions contractuelles, le budget, ou en cas d'absence de la mariée.
Employé
Un membre du personnel de l'entreprise cliente. Ce rôle est utile pour une société qui vous emploie régulièrement et dont plusieurs salariés peuvent être amenés à vous contacter selon les projets.
Responsable
La personne qui coordonne l'événement côté client. C'est votre interlocuteur opérationnel : il connaît le programme, gère la logistique, est présent le soir de l'événement. Pour une soirée d'entreprise, c'est souvent le ou la responsable événements ou communication.
Commercial
L'interlocuteur qui gère la relation commerciale. Pour certaines structures (agences événementielles, hôtels...), la personne qui vous a démarché et négocié le contrat peut être différente de celle qui coordonne l'événement. Ce rôle permet de garder une trace de cet interlocuteur commercial.
Comptabilité
La personne en charge des aspects financiers : traitement des factures, émission des virements, suivi des paiements. C'est à cette personne que vous envoyez votre facture et que vous vous adressez en cas de retard de paiement. Dans les grandes structures, ce rôle est systématiquement distinct du responsable événements.
Directeur général
Le dirigeant de l'entreprise cliente. Il n'est pas forcément impliqué dans le quotidien de l'organisation, mais peut être votre interlocuteur pour les questions contractuelles importantes ou pour les structures plus petites où le dirigeant gère tout lui-même.
Assistant / Assistante
L'assistant(e) d'un dirigeant ou d'un responsable. Dans les grandes entreprises, vous passerez souvent par l'assistante pour planifier les réunions, confirmer les rendez-vous ou faire transmettre des documents. Renseigner son contact évite de passer par le standard à chaque fois.
Autre
Pour toutes les situations non couvertes par les rôles précédents. Par exemple : un prestataire partenaire sur l'événement (photographe, traiteur...) dont vous souhaitez garder le contact dans le contexte de ce client, un ami du couple qui coordonne les surprises, ou tout autre intervenant.
Comment choisir le bon rôle ?
Posez-vous la question : "Pourquoi est-ce que j'ai besoin du contact de cette personne ?" La réponse vous donnera souvent le bon rôle :
- Pour parler musique et programme → Mariée, Marié, Responsable
- Pour envoyer une facture → Comptabilité
- Pour confirmer la date et le lieu → Responsable, Assistant
- Pour signer un contrat → Directeur général, Marié, Mariée
- Situation inhabituelle → Autre
À savoir
- Le rôle est uniquement informatif : il vous aide à vous organiser mais n'a pas d'impact sur le fonctionnement de l'application.
- Vous pouvez modifier le rôle d'un contact à tout moment si votre interlocuteur change de fonction ou si vous avez fait une erreur lors de la création.
- Un contact sans rôle défini sera simplement affiché sans libellé de rôle. Ce n'est pas bloquant, mais c'est moins pratique pour s'y retrouver.