Ce que vous allez faire
- Ouvrir la fiche du client — Dans l'onglet Clients, trouvez le client dont vous souhaitez modifier un contact et appuyez sur son nom.
- Faire défiler jusqu'à la section Contacts — Sur la fiche client, faites glisser l'écran vers le bas pour atteindre la section "Contacts" où tous les contacts du client sont listés.
- Appuyer sur le contact à modifier — Appuyez sur le nom du contact que vous souhaitez mettre à jour. Une fiche de contact s'ouvre (sous forme de fenêtre ou d'écran dédié).
- Modifier les champs souhaités — Vous pouvez mettre à jour : le prénom, le nom, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, le rôle, et le statut de contact principal.
- Vérifier les modifications — Relisez rapidement les nouvelles informations, notamment l'adresse e-mail qui doit être saisie sans faute.
- Sauvegarder — Appuyez sur "Sauvegarder" ou "Enregistrer". Les modifications sont immédiatement visibles sur la fiche client.
Situations courantes où modifier un contact
Changement de numéro de téléphone : votre contact vous signale qu'il a changé de forfait et donc de numéro. Mettez à jour sa fiche immédiatement, idéalement pendant que vous avez l'information en main, pour ne pas risquer d'appeler un ancien numéro le jour J.
Correction d'une erreur de saisie : vous avez tapé "sophie.duponttt@email.fr" au lieu de "sophie.dupont@email.fr". Un seul caractère de trop et vos e-mails ne parviennent pas à destination. Corrigez dès que vous vous en rendez compte.
Changement d'adresse e-mail : beaucoup de personnes changent d'adresse e-mail (nouvelle boîte professionnelle, changement de nom après un mariage...). Mettez à jour le contact pour que vos futurs envois arrivent au bon endroit.
Changement de rôle : dans une entreprise, votre interlocutrice habituelle a été mutée et c'est désormais son collègue qui gère les événements. Vous pouvez modifier le contact existant ou en créer un nouveau, selon la situation.
Mise à jour du contact principal : vous réalisez que vous communiquez plus souvent avec le marié qu'avec la mariée. Modifiez le contact du marié pour cocher "Contact principal" et ses coordonnées s'afficheront en priorité.
À savoir
- Modifier un contact ne crée pas d'historique des modifications. Si vous avez besoin de garder une trace de l'ancien numéro ou de l'ancien e-mail, notez-le d'abord dans les notes du client avant de le modifier.
- La modification d'un contact est immédiate. Dès que vous sauvegardez, la fiche client est mise à jour.
- Modifier l'e-mail d'un contact ne modifie pas les e-mails déjà envoyés depuis l'application. Seuls les futurs envois utiliseront la nouvelle adresse.
- Si vous modifiez le rôle d'un contact, il suffit d'ouvrir sa fiche et de choisir un nouveau rôle dans la liste déroulante. L'ancien rôle est simplement remplacé.
- Pensez à tenir les coordonnées à jour, surtout l'e-mail, si vous avez l'habitude d'envoyer le programme de la soirée ou d'autres documents depuis MyDJ CRM. Un e-mail incorrect = un document qui ne parvient pas au client.