Ce que vous allez faire
Ouvrir l'événement concerné — Depuis la liste des événements, appuyer sur l'événement auquel vous souhaitez ajouter un document.
Aller dans la section "Fichiers" — Dans le détail de l'événement, faire défiler pour trouver la section "Fichiers" (parfois appelée "Documents" ou "Pièces jointes"). Elle affiche tous les fichiers déjà joints à cet événement.
Appuyer sur "+ Ajouter un fichier" — Ce bouton se trouve en haut ou en bas de la section Fichiers. Appuyer dessus pour lancer la sélection du fichier.
Choisir la source du fichier — Un menu s'affiche avec plusieurs options :
- Depuis mes fichiers : pour sélectionner un document déjà présent sur votre téléphone (téléchargements, dossiers...).
- Depuis mes photos : pour joindre une photo de la salle, d'un matériel, d'un contrat photographié.
- Depuis iCloud / Google Drive : si votre téléphone est configuré avec un service de stockage cloud, vous pouvez accéder aux fichiers qui s'y trouvent.
Sélectionner le fichier — Naviguer dans vos dossiers pour trouver le document souhaité. Appuyer dessus pour le sélectionner.
Le fichier est envoyé — L'application envoie le fichier vers le serveur MyDJ CRM. Une barre de progression peut s'afficher pendant le chargement.
Le fichier apparaît dans la liste — Une fois le chargement terminé, le fichier apparaît dans la section "Fichiers" de l'événement avec son nom et sa date d'ajout. Il est maintenant accessible depuis n'importe quel appareil connecté à votre compte.
Exemples de fichiers utiles à joindre
- Contrat signé (en PDF) : la preuve de l'accord entre vous et le client, avec les conditions de la prestation.
- Fiche technique de la salle : les informations sur les prises électriques, l'espace disponible, les restrictions sonores.
- Plan de la salle : pour visualiser l'installation et planifier le placement du matériel.
- Rider technique : les exigences techniques spécifiques de l'artiste ou du client.
- Devis : le document de tarification envoyé avant signature.
- Bon de livraison : si du matériel a été loué ou livré.
- Note de briefing : les consignes particulières pour la soirée.
Conseil pratique : scanner les contrats papier
Si vous signez des contrats papier, photographiez-les avec votre téléphone immédiatement après la signature. La plupart des téléphones modernes peuvent "scanner" un document (iOS avec l'application Notes, Android avec Google Drive ou des applications dédiées). Vous obtenez un PDF propre que vous pouvez ensuite joindre à l'événement en quelques secondes.
À savoir
- Les fichiers sont stockés sur le serveur de MyDJ CRM et restent accessibles même si vous changez de téléphone.
- La taille des fichiers et l'espace total disponible sont limités par le quota de stockage de votre organisation.
- Vous pouvez joindre plusieurs fichiers au même événement : il n'y a pas de limite au nombre de fichiers, seulement au stockage total utilisé.