Ce que vous allez faire
Ouvrez l'onglet Events et appuyez sur l'événement concerné.
Appuyez sur le raccourci "Fichiers" en haut de la fiche.
Ouvrez un dossier : appuyez sur celui dans lequel vous voulez ranger le document.
Appuyez sur "Envoyer un fichier" : le bouton est affiché dans le dossier, notamment quand celui-ci est vide ("Aucun fichier").
Choisissez un ou plusieurs fichiers : le sélecteur de fichiers du téléphone s'ouvre. La sélection multiple est autorisée.
Suivez la progression : une barre bleue apparaît sous l'en-tête pendant l'envoi. Les fichiers sont envoyés l'un après l'autre.
Vérifiez le message final : un bandeau vert affiche "Fichier envoyé" ou "3 fichiers envoyés" selon le nombre.
Exemples de fichiers utiles à joindre
- Le contrat ou le devis signé, en PDF.
- Le plan de la salle fourni par le lieu.
- Une photo de l'emplacement prévu pour la sono, prise en repérage.
- La liste des morceaux envoyée par le client sous forme de document.
- Le programme du traiteur ou de l'organisateur.
- Une capture d'écran de l'échange où le client valide une modification.
- La facture émise après la prestation.
Conseil pratique : scanner les contrats papier
Un contrat signé à la main devient inutilisable s'il reste dans une pochette dans votre voiture. Utilisez la fonction de numérisation intégrée à l'application Fichiers (iPhone) ou à Google Drive (Android) pour en faire un PDF propre, puis envoyez-le dans le dossier de l'événement.
Vous l'aurez sur vous en permanence, et il sera consultable par tous les membres de votre organisation.
À savoir
- Les dossiers ne se créent pas depuis l'application mobile. Si aucun dossier n'existe pour l'événement, il faut d'abord en créer un depuis le site web.
- Tous les types de fichiers sont acceptés par le sélecteur : PDF, images, vidéos, audio, documents bureautiques, archives.
- L'envoi passe par un stockage sécurisé : le fichier est transmis directement, puis confirmé au serveur MyDJ CRM.
- Le nom du fichier est conservé tel quel. Renommez-le après l'envoi si nécessaire, via la sélection puis l'action "Renommer".
- Les fichiers occupent le quota de stockage de votre organisation, visible dans Profil, Organisation, carte "Stockage".
- Si un envoi échoue, un bandeau rouge affiche l'erreur mais les autres fichiers de la sélection continuent d'être envoyés.