Les types de fichiers acceptés
Documents
- PDF (.pdf) : le format idéal pour les contrats, devis, fiches techniques et tout document destiné à être lu sans être modifié. C'est le format recommandé pour les documents importants.
- Word (.doc, .docx) : les documents créés avec Microsoft Word ou LibreOffice Writer. Contrats en cours de rédaction, courriers, comptes-rendus.
- Excel (.xls, .xlsx) : les tableaux de calcul. Utile pour les budgets, les listes de matériel, les tableaux de planning.
- PowerPoint (.ppt, .pptx) : les présentations. Si vous avez préparé une présentation pour votre client.
- Texte (.txt) : les fichiers texte simples. Pour des notes ou des informations copiées-collées.
Images et photos
- JPEG / JPG (.jpg, .jpeg) : le format photo le plus courant. Photos de la salle, du matériel, de contrats photographiés.
- PNG (.png) : images avec fond transparent. Logos, graphiques, captures d'écran.
- HEIC (.heic) : le format photo par défaut des iPhone récents. Compatible avec MyDJ CRM.
Autres formats courants
- ZIP (.zip) : des dossiers compressés contenant plusieurs fichiers. Utile pour envoyer un ensemble de documents en un seul fichier.
Quel format utiliser pour les contrats ?
Le format PDF est fortement recommandé pour les contrats et tous les documents officiels. Voici pourquoi :
- Un PDF conserve exactement la mise en page originale, quel que soit l'appareil sur lequel il est ouvert.
- Un PDF ne peut pas être modifié par accident (contrairement à un Word).
- Un PDF signé (avec une signature manuscrite photographiée ou une signature électronique) est une preuve plus solide.
Si vos contrats sont en Word, pensez à les convertir en PDF avant de les joindre. Sur iPhone, la fonction "Imprimer → Partager en PDF" permet de convertir n'importe quel document en PDF. Sur Android, la plupart des applications de messagerie et de traitement de texte offrent une option "Enregistrer en PDF" ou "Imprimer → PDF".
Limites à connaître
- Taille maximale par fichier : il peut y avoir une limite de taille par fichier individuel (par exemple 50 Mo). Les contrats et photos courantes sont bien en dessous de cette limite.
- Quota de stockage total : votre organisation dispose d'un espace de stockage global. Vérifiez-le dans les réglages si vous ajoutez beaucoup de fichiers volumineux.
- Fichiers exécutables : les fichiers de type programme (.exe, .app) ne sont pas acceptés pour des raisons de sécurité. Cela ne concerne pas les fichiers courants d'un DJ.
Conseil pratique
Pour les photos prises directement avec votre téléphone (photo d'un contrat signé, photo de la salle avant installation...), préférez les convertir en PDF avant de les joindre. Vous obtiendrez un fichier plus léger et plus facile à consulter qu'une grande image brute.
À savoir
- Si vous n'arrivez pas à joindre un type de fichier particulier, vérifiez que le fichier n'est pas corrompu ou vide.
- Les fichiers sont stockés tels quels sur le serveur. Vous récupérerez exactement le même fichier quand vous voudrez l'ouvrir plus tard.
- Pour ouvrir un fichier, votre téléphone doit avoir une application capable de lire ce type de fichier. Un PDF nécessite un lecteur PDF (souvent intégré au téléphone), un Excel nécessite une application tableur, etc.