Les informations demandées
Le titre de l'événement
C'est le nom que vous donnez à cette prestation. Il apparaîtra dans la liste des événements, dans le calendrier, et dans toutes les communications. Choisissez un titre parlant et cohérent avec votre propre façon de classer les choses.
Exemples de titres clairs :
- "Mariage Dupont - Martin"
- "Anniversaire 40 ans Marie Leclerc"
- "Soirée de Noël - Entreprise XYZ 2025"
- "Gala annuel - Association des Jeunes"
Le type d'événement (modèle)
C'est la catégorie de votre prestation. Vous choisissez parmi vos modèles existants (Mariage, Anniversaire, Soirée entreprise...) ou vous en créez un nouveau. Le modèle détermine la couleur qui s'affichera dans le calendrier et la liste, ainsi que l'icône associée. Certains modèles peuvent aussi avoir un prix de base prédéfini.
La date et l'heure de début
La date à laquelle commence votre prestation. Renseignez aussi l'heure si vous la connaissez — c'est utile pour planifier votre préparation et votre déplacement. Exemple : vendredi 14 juin à 19h30 (heure à laquelle vous devez être sur place pour l'installation).
La date et l'heure de fin
L'heure à laquelle se termine votre prestation. Pour un mariage, cela peut être le lendemain matin à 5h. Pour une soirée d'entreprise, minuit. Renseigner cette information aide à visualiser la durée dans le calendrier et à éviter les doubles réservations.
L'option "Journée entière"
Si vous ne connaissez pas encore les horaires précis, ou si c'est un événement qui dure toute la journée sans heure fixe, cochez cette option. L'événement s'affichera dans le calendrier sans heure spécifique, juste sur la date.
Le lieu et l'adresse
Le nom du lieu (salle des fêtes, château, hôtel, restaurant...) et son adresse complète. Ces informations vous éviteront de chercher l'adresse à la dernière minute le soir J. Vous pouvez aussi noter le lieu pour vous y retrouver dans le calendrier (le nom est plus parlant qu'une adresse brute).
Le client principal
Le client à qui cette prestation est associée. C'est lui qui apparaîtra sur la fiche événement, dont les contacts seront visibles, et à qui seront liées les informations contractuelles et financières. Vous tapez les premiers caractères du nom du client pour le trouver dans votre liste.
Le prix estimé
Le montant de votre devis initial, communiqué au client. C'est le prix sur lequel vous vous êtes mis d'accord au moment de la prise de contact ou de la signature. Ce montant est utilisé pour calculer l'acompte et pour les statistiques de revenus prévisionnels.
L'acompte (montant ou pourcentage)
Le montant de l'avance que vous demandez à votre client pour confirmer la réservation. Vous pouvez l'indiquer en montant fixe (ex : 300€) ou en pourcentage du prix estimé (ex : 30%). L'application calcule automatiquement l'équivalent dans l'autre format.
Le prix final
Le montant réellement encaissé pour cette prestation, qui peut différer du prix estimé (prolongation de soirée facturée en plus, options supplémentaires, réduction accordée...). Ce champ est souvent renseigné après la prestation, une fois que tout est soldé.
Les notes personnelles
Un champ libre pour noter tout ce qui est important et ne rentre dans aucune autre case. Instructions spéciales, contraintes techniques, rappels pour vous-même... Ces notes ne sont visibles que par vous.
À savoir
- Seuls le titre, le type, la date de début et le client sont généralement obligatoires pour créer l'événement. Les autres informations peuvent être ajoutées ou complétées plus tard.
- Plus vous renseignez d'informations dès le départ, moins vous aurez à chercher plus tard. Prenez 2 minutes supplémentaires lors de la création : ça en vaut largement la peine.
- Le prix final est distinct du prix estimé. Ne confondez pas les deux : le prix estimé est ce que vous avez promis au client, le prix final est ce que vous avez réellement facturé et encaissé.