Ce que vous allez faire
- Aller dans l'onglet Événements — Appuyez sur l'onglet Événements dans la barre de navigation en bas de l'écran.
- Appuyer sur le bouton "+" — En haut à droite (ou en bas de l'écran selon la version), appuyez sur le bouton "+" pour lancer la création d'un nouvel événement. Un assistant en plusieurs étapes s'ouvre.
- Étape 1 — Choisir ou créer un modèle de type d'événement — La première étape vous demande de quel type est cet événement. Choisissez un modèle existant dans la liste (Mariage, Anniversaire, Soirée entreprise, Événement privé...) ou créez un nouveau modèle si votre type n'existe pas encore. Le modèle détermine la couleur, l'icône et éventuellement un prix de base.
- Étape 2 — Renseigner le titre et les dates — Donnez un nom à l'événement (ex : "Mariage Dupont - Martin"), choisissez la date et l'heure de début, la date et l'heure de fin. Si vous ne connaissez pas encore les heures exactes, vous pouvez cocher "Journée entière" pour indiquer seulement la date.
- Étape 3 — Renseigner le lieu — Saisissez le nom du lieu (ex : "Château des Bruyères") et l'adresse complète. Un champ d'autocomplétion peut vous aider à trouver l'adresse rapidement.
- Étape 4 — Associer un client — Tapez les premiers caractères du nom du client pour le rechercher dans votre liste. Sélectionnez le bon client. Si le client n'existe pas encore, vous devrez d'abord le créer depuis l'onglet Clients, puis revenir créer l'événement.
- Étape 5 — Renseigner la tarification — Indiquez le prix estimé (le montant de votre devis), le mode d'acompte (pourcentage ou montant fixe) et le montant de l'acompte. Le prix final peut être renseigné après la prestation.
- Appuyer sur "Créer l'événement" — Validez. L'événement est créé avec le statut "Demande" par défaut. Il apparaît dans votre liste d'événements et dans le calendrier.
Après la création
Une fois l'événement créé, vous pouvez enrichir son contenu depuis sa fiche détaillée :
- Ajouter des notes personnelles
- Construire la timeline de la soirée
- Lister l'équipement prévu
- Préparer la liste musicale
- Joindre des documents
- Faire évoluer le statut au fur et à mesure
À savoir
- Il est recommandé de créer les clients avant de créer les événements. Si vous créez un événement pour un nouveau prospect, commencez par créer sa fiche client, puis revenez créer l'événement.
- Vous pouvez revenir modifier toutes les informations après la création. Rien n'est figé : les dates, le lieu, le client, le prix... tout est modifiable.
- Un événement créé a le statut "Demande" par défaut, ce qui signifie qu'il s'agit d'une prise de contact initiale. Pensez à faire évoluer ce statut au fil de l'avancement du dossier.
- Le titre de l'événement apparaît dans le calendrier et dans les listes. Choisissez un titre clair et cohérent avec votre propre organisation (ex : "Mariage Dupont-Martin 14/06" ou simplement "Mariage Dupont-Martin").
- Si vous êtes en déplacement lors de la prise de contact d'un nouveau client, vous pouvez créer l'événement rapidement avec les informations minimales (titre + date + client) et compléter le reste plus tard.