Comment ajouter des notes personnelles à un événement ?

Ce que vous allez faire

1. Accéder à l'événement — Lors de la création d'un événement, le champ "Notes" est disponible dans l'une des étapes du formulaire. Pour un événement existant, ouvrez sa fiche et accédez au mode modification (icône crayon).
2. Trouver le champ Notes — Cherchez un champ intitulé "Notes", "Notes personnelles", "Remarques" ou similaire. C'est généralement un grand champ de texte libre, situé en bas du formulaire.
3. Taper vos notes — Appuyez sur le champ et rédigez librement. Pas de format imposé : utilisez des tirets, des phrases, des listes... comme vous le souhaitez.
4. Sauvegarder — Validez la création ou la modification. Vos notes sont enregistrées et visibles depuis la fiche de l'événement.

Que noter dans ce champ ?

Les notes d'événement sont idéales pour tout ce qui est utile à connaître avant ou pendant la prestation, mais qui ne correspond pas à un champ spécifique de l'application.

Informations logistiques :

• "Parking derrière la salle, accès par le chemin latéral"
• "Entrée artistes par la porte de service, sonnez 2 fois"
• "Ascenseur disponible pour le matériel, clé auprès du régisseur"
• "Brancher la sono sur le circuit 2 (disjoncteur à droite)"

Instructions du client :

• "Client préfère qu'on commence à 20h30, pas avant"
• "Éviter les basses trop fortes, voisins proches"
• "Micro HF obligatoire pour le discours du père"
• "Le buffet froid sera servi à 23h, prévoir une pause musicale douce"
• "Pas de musique électronique, client tient au style années 80-90"

Rappels pour vous-même :

• "Prévoir câble HDMI long (salle a un écran loin de la scène)"
• "Apporter l'adaptateur secteur de rechange"
• "Appeler le régisseur 48h avant pour confirmer les horaires"
• "Vérifier que la liste de morceaux imposés est bien enregistrée"

Informations client informelles :

• "Client très impliqué dans le choix musical, prévoir du temps d'échange"
• "Couple très détendu, grande liberté artistique accordée"
• "Nombreux enfants prévus, prévoir quelques morceaux jeune public en début de soirée"
• "Référé par Sophie Leblanc (mariage juin 2023)"

Informations financières informelles :

• "Chèque d'acompte reçu le 15/03, déposé le 16/03"
• "Solde à régler en espèces le soir J selon accord avec le client"
• "Facture pro forma demandée par le client pour son entreprise"

À savoir

• Les notes sont visibles uniquement par vous. Elles ne figurent sur aucun document envoyé au client (contrat, facture, programme...). Vous pouvez donc y noter des informations confidentielles ou des impressions personnelles sans risque.
• Il n'y a pas de limite de caractères pour ce champ. Rédigez autant que nécessaire.
• Relisez vos notes dans les 48h qui précèdent la prestation. C'est souvent là que vous retrouvez des détails importants que vous aviez notés lors de la prise de contact des mois plus tôt.
• Les notes d'événement sont différentes des notes de la fiche client. Les notes client concernent la relation globale avec ce client (ses préférences générales, son historique...). Les notes d'événement concernent spécifiquement cette prestation.

Questions liées

• Comment créer un nouvel événement ?
• Comment modifier un événement déjà créé ?
• Quelles informations sont demandées lors de la création d'un événement ?