Ce que vous allez faire
Il ne s'agit pas ici d'une procédure étape par étape, mais d'un inventaire complet des champs disponibles, avec l'explication de l'utilité de chacun.
Informations communes (particuliers et entreprises)
Nom / Raison sociale — Le nom de famille (pour un particulier) ou le nom officiel de la structure (pour une entreprise ou association). C'est le champ principal pour identifier le client dans votre liste. Il est obligatoire.
Prénom — Disponible pour les clients particuliers. Associé au nom de famille, il permet d'identifier précisément la personne et de personnaliser vos communications.
Adresse email — L'email principal du client. Essentiel pour lui envoyer des confirmations, des informations sur sa prestation, des documents ou des rappels. Vérifiez toujours qu'il est correct au moment de la saisie.
Numéro de téléphone — Le numéro principal pour le joindre rapidement. En appuyant dessus depuis la fiche client, vous pouvez appeler directement sans avoir à chercher le numéro ailleurs.
Adresse postale — L'adresse complète du client (rue, code postal, ville). Utile pour la facturation et pour savoir où le client habite ou où l'entreprise est domiciliée. Peut aussi être utile pour géolocaliser un lieu d'événement.
Notes libres — Un champ texte sans limite dans lequel vous pouvez écrire tout ce qui vous semble important : les préférences musicales du client, l'ambiance souhaitée pour son événement, des informations personnelles à retenir ("préfère être contacté le soir", "allergie à la fumée", "aime le rock des années 80"...). Ces notes ne sont visibles que par vous et votre organisation.
Informations spécifiques aux entreprises
SIRET — Le numéro SIRET est un identifiant unique à 14 chiffres attribué à chaque établissement d'entreprise en France. Il est indispensable sur les factures professionnelles. MyDJ CRM peut le récupérer automatiquement si vous utilisez la recherche par nom d'entreprise.
SIREN — Le numéro SIREN est les 9 premiers chiffres du SIRET. Il identifie la société elle-même (pas l'établissement). Certaines factures ou contrats en ont besoin.
Numéro de TVA intracommunautaire — Obligatoire pour les transactions avec des entreprises de l'Union Européenne. Il commence par le code du pays (FR pour la France) suivi d'un numéro unique.
Informations sur les contacts associés
Un client peut avoir plusieurs contacts rattachés à son dossier. Pour chaque contact, vous pouvez renseigner :
Prénom et nom du contact — Pour identifier la personne au sein du dossier client.
Email du contact — L'adresse email personnelle de ce contact, différente de l'email général du client.
Téléphone du contact — Le numéro direct de cette personne.
Rôle du contact — Son rôle dans le dossier : Marié, Mariée, Organisateur·trice, Responsable événement, Comptable, Direction, etc. Ce champ vous aide à savoir immédiatement à qui vous parlez et quel est son niveau de décision.
À savoir
- Renseigner le maximum d'informations dès la création de la fiche vous fera gagner du temps lors des prochaines interactions. Plus la fiche est complète, plus elle est utile.
- L'email et le téléphone sont les champs les plus importants pour le quotidien. Ils permettent de contacter rapidement le client depuis la fiche, en un seul appui.
- Les champs SIRET, SIREN et TVA sont utiles uniquement pour les entreprises. Pour les particuliers, ces champs n'apparaissent pas.
- Toutes les informations enregistrées sont sauvegardées sur les serveurs sécurisés MyDJ CRM et sont accessibles depuis n'importe quel appareil connecté à votre compte.