Ce que vous allez faire
Accédez à l'onglet Clients — Appuyez sur l'onglet Clients dans la barre de navigation en bas de l'écran. La liste de vos clients existants s'affiche.
Appuyez sur le bouton "+" — En haut à droite de l'écran (ou en bas de l'écran selon la version), repérez le bouton "+" ou "Ajouter un client". Appuyez dessus pour lancer la création d'un nouveau client.
Choisissez "Particulier" — Un écran vous demande de choisir le type de client : "Particulier" ou "Entreprise". Sélectionnez "Particulier". Ce choix adapte le formulaire de création aux informations spécifiques aux personnes physiques.
Renseignez les informations générales — Saisissez les informations du client : nom de famille, prénom, adresse email principale, numéro de téléphone, et adresse postale si vous en avez besoin (notamment pour la facturation). Prenez le temps de bien orthographier le nom et de saisir l'email correctement.
Ajoutez les contacts associés — C'est une étape importante, surtout pour les mariages. Un "contact" est une personne rattachée au dossier client. Pour un mariage, vous pouvez ajouter deux contacts : la mariée et le marié. Pour chacun, renseignez prénom, nom, email personnel et téléphone. Cela vous permettra de contacter chacun d'eux individuellement si nécessaire.
Ajoutez les contacts un par un — Appuyez sur "Ajouter un contact" pour créer chaque contact. Remplissez les champs disponibles : prénom, nom, email, téléphone, et éventuellement un rôle (Marié·e, Organisateur·trice, Parent...). Répétez l'opération pour chaque personne à ajouter au dossier.
Ajoutez des notes si nécessaire — Un champ "Notes" vous permet d'écrire des informations libres sur le client : ses préférences musicales, le type d'ambiance souhaitée, des informations personnelles à retenir, des points importants évoqués lors d'un premier contact. Ces notes sont privées et ne sont visibles que par vous et votre organisation.
Sauvegardez la fiche — Appuyez sur "Enregistrer" ou "Sauvegarder" en haut ou en bas de l'écran. La fiche client est créée et apparaît dans votre liste de clients.
À savoir
- L'adresse email du client est particulièrement importante. Elle peut être utilisée pour lui envoyer des informations, des confirmations ou des documents liés à sa prestation. Vérifiez bien qu'elle est correcte.
- Pour un mariage, il est recommandé de créer le couple comme un seul client et d'ajouter les deux personnes en tant que contacts séparés. Cela vous donne un dossier unique pour le mariage tout en ayant les coordonnées des deux mariés.
- Si le client est déjà dans les contacts de votre téléphone et que vous avez autorisé l'accès aux contacts, vous pouvez importer ses coordonnées automatiquement sans tout retaper.
- Une fiche client peut être enrichie après sa création : vous pouvez revenir dessus à tout moment pour ajouter des informations, modifier des données ou attacher de nouveaux événements.
- Pas de panique si vous oubliez certains champs lors de la création : seuls les champs essentiels sont obligatoires. Vous pouvez compléter la fiche plus tard.