Ce que vous allez faire
Accédez à l'onglet Clients — Appuyez sur l'onglet Clients dans la barre de navigation en bas de l'écran. Votre liste de clients s'affiche.
Appuyez sur le bouton "+" — En haut à droite (ou en bas) de l'écran, appuyez sur le bouton "+" ou "Ajouter un client" pour commencer la création.
Choisissez "Entreprise" — L'application vous demande de choisir entre "Particulier" et "Entreprise". Sélectionnez "Entreprise". Le formulaire adapté aux structures légales s'affiche, avec des champs supplémentaires comme le SIRET ou la TVA.
Utilisez la recherche automatique (recommandé) — MyDJ CRM vous propose de rechercher l'entreprise par son nom ou son numéro SIRET. Saisissez le nom de la société dans le champ de recherche et appuyez sur "Rechercher". Une liste de résultats s'affiche. Sélectionnez la bonne entreprise : les champs principaux (raison sociale, adresse, SIRET, SIREN) se remplissent automatiquement. Cela vous fait gagner un temps précieux et limite les erreurs de saisie.
Vérifiez et complétez les informations — Même si la recherche automatique a bien fonctionné, vérifiez les informations pré-remplies et complétez celles qui manquent. Par exemple, le numéro de TVA intracommunautaire ou une adresse de livraison différente peuvent ne pas être récupérés automatiquement.
Remplissez manuellement si nécessaire — Si la recherche automatique ne donne pas de résultats (association peu connue, petite structure, organisation étrangère...), vous pouvez tout remplir à la main : raison sociale, adresse complète, SIRET, SIREN, numéro de TVA. Ne vous inquiétez pas si vous n'avez pas tous ces chiffres sous la main : seule la raison sociale est indispensable pour créer la fiche.
Ajoutez les contacts de l'entreprise — Une entreprise a généralement plusieurs interlocuteurs. Appuyez sur "Ajouter un contact" pour chaque personne avec qui vous êtes en relation : le responsable événement qui organise la soirée, le responsable comptable qui paie les factures, le directeur qui a validé le projet... Pour chaque contact, renseignez prénom, nom, email, téléphone et son rôle dans l'entreprise.
Ajoutez des notes — Le champ notes est libre : notez le contexte de la relation commerciale, les préférences de la structure, les informations importantes à retenir pour les prochains événements. Ces informations sont visibles uniquement par vous et votre organisation.
Sauvegardez — Appuyez sur "Enregistrer" ou "Sauvegarder". La fiche entreprise est créée et apparaît dans votre liste de clients, avec un indicateur visuel différenciant les entreprises des particuliers.
À savoir
- La recherche automatique par nom ou SIRET est fortement recommandée pour les entreprises françaises. Elle évite les fautes de frappe sur les numéros SIRET (14 chiffres) et garantit que l'adresse enregistrée est à jour.
- Renseigner le SIRET et la TVA est utile si vous émettez des factures : ces informations doivent obligatoirement apparaître sur les documents comptables.
- Pour les associations (loi 1901), vous pouvez utiliser le champ "Raison sociale" pour le nom de l'association. Le SIRET n'est pas obligatoire si l'association n'en a pas.
- Vous pouvez rattacher plusieurs événements à un même client entreprise. Pratique pour les clients fidèles qui font appel à vous chaque année pour leur soirée annuelle.
- Si vous gérez plusieurs types d'événements pour le même client (soirée + événement culturel + mariage d'un employé), tout peut être centralisé sous la même fiche entreprise.