Les 5 étapes du cycle de vie d'un événement
1. Prospect Un client vous contacte. Vous créez l'événement avec ce qu'il vous a dit : une date, un lieu approximatif, un type. Le statut Prospect est celui par défaut. À ce stade, rien n'est bloqué : la date peut être proposée à quelqu'un d'autre.
2. En attente Vous avez envoyé une proposition. Le dossier attend une réponse. C'est le moment de remplir le prix estimé et l'acompte, pour que vos statistiques prévisionnelles soient utiles. C'est aussi la liste que vous devez relancer régulièrement.
3. Validé Le client accepte. Vous passez le statut à Validé. La date devient un engagement ferme. C'est le bon moment pour construire le déroulé, assigner le matériel et commencer à collecter les préférences musicales.
4. Terminé La prestation a eu lieu. Vous passez l'événement en Terminé, vous ajustez le prix si le montant a bougé, et vous notez ce qui mérite d'être retenu pour la prochaine fois.
5. Annulé À utiliser à tout moment quand la prestation ne se fera pas. L'événement reste consultable avec son historique, contrairement à une suppression.
Pourquoi ce suivi est précieux
Les statuts ne sont pas décoratifs : ils alimentent directement les chiffres de l'accueil.
- La carte "Événements" compte les événements à venir, ceux du mois et ceux au statut Validé.
- La carte "Revenus estimés" distingue un total prévisionnel (tous statuts) d'un total confirmé (Validé et Terminé uniquement).
- La carte "Répartition du mois" découpe le mois en cours par statut, ce qui montre d'un coup d'œil combien de dossiers restent à convertir.
Sans discipline sur les statuts, ces chiffres ne veulent rien dire.
À savoir
- Aucune transition n'est bloquée : l'application ne vous empêche pas de repasser un événement Terminé en Prospect.
- Le changement de statut se fait uniquement depuis la carte du haut de la fiche événement, via le crayon puis la liste déroulante "STATUT".
- Le statut ne change pas automatiquement avec le temps : un événement dont la date est passée reste en Validé tant que vous ne le passez pas en Terminé.
- Un événement Annulé continue d'apparaître dans le calendrier et dans les listes tant que vous ne le filtrez pas.
- La suppression est un geste distinct du statut Annulé : elle efface définitivement le dossier.