Les 5 étapes du cycle de vie d'un événement
1. Demande (Prospect)
Ce que ça signifie : Un client potentiel vous a contacté et vous a exprimé son intérêt pour une prestation. Vous avez créé l'événement dans l'application pour ne pas perdre le fil, mais rien n'est encore confirmé.
Quand l'utiliser : Dès qu'un prospect vous contacte pour la première fois, même si les détails ne sont pas encore clairs. Mieux vaut créer un événement trop tôt que d'oublier un prospect.
Exemples concrets :
- Un couple vous envoie un message via Instagram pour se renseigner sur vos tarifs de mariage
- Une entreprise vous appelle pour avoir votre disponibilité pour sa soirée de Noël
- Quelqu'un vous approche après une soirée pour vous demander votre carte et parle d'un anniversaire à organiser
2. En attente (Pending)
Ce que ça signifie : Vous avez envoyé votre devis ou votre proposition au client. Vous attendez sa réponse. C'est une étape de suspense : le client réfléchit, compare peut-être avec d'autres DJs, discute avec ses proches...
Quand l'utiliser : Dès que vous avez envoyé une proposition concrète (devis, contrat, présentation tarifaire) et que vous attendez une décision.
Ce que vous pouvez faire à cette étape : Relancer poliment le client si vous n'avez pas de nouvelles, bloquer mentalement la date dans votre agenda (sans refuser d'autres propositions si vous n'êtes pas encore confirmé).
3. Confirmé (Validated)
Ce que ça signifie : Le client a dit oui. Le contrat est signé et/ou l'acompte a été reçu. La prestation est réservée. Vous pouvez bloquer définitivement cette date dans votre agenda et commencer la préparation.
Quand l'utiliser : Dès que le contrat est signé, ou selon votre pratique habituelle (certains DJs considèrent la prestation confirmée dès la réception de l'acompte). Définissez votre propre règle et appliquez-la de façon cohérente.
Ce que vous faites à cette étape : Préparer la musique, confirmer la logistique avec le client, renseigner la timeline de la soirée, vérifier votre équipement...
4. Terminé (Completed)
Ce que ça signifie : La prestation a eu lieu et tout est soldé. La soirée s'est déroulée, la facture a été envoyée (ou est en cours d'envoi), le solde a été réglé ou est attendu.
Quand l'utiliser : Dans les jours qui suivent la prestation, une fois que vous avez renseigné le prix final et envoyé la facture. C'est aussi le moment de mettre à jour vos notes si quelque chose d'important s'est passé.
5. Annulé (Cancelled)
Ce que ça signifie : L'événement n'aura pas (ou n'a pas eu) lieu. Le client a annulé, ou des circonstances extérieures ont rendu la prestation impossible.
Quand l'utiliser : Dès que l'annulation est confirmée, quelle qu'en soit la raison. L'événement reste visible dans votre historique avec le statut "Annulé" pour garder une trace.
Pourquoi ce suivi est précieux
Imaginez que vous avez 20 événements dans l'application. Sans ce système de statuts, vous devriez ouvrir chaque fiche pour savoir où vous en êtes. Avec les statuts, un coup d'œil sur votre liste suffit :
- 3 événements en "Demande" → 3 prospects à relancer
- 5 événements "En attente" → 5 devis envoyés en attente de réponse
- 12 événements "Confirmés" → vos engagements fermes pour les prochains mois
À savoir
- Vous pouvez changer le statut d'un événement à tout moment depuis sa fiche. Les changements de statut peuvent se faire dans n'importe quel ordre si nécessaire (par exemple, un événement "Confirmé" peut repasser en "En attente" si un problème survient).
- Il n'y a pas de passage automatique entre les statuts. C'est vous qui les mettez à jour manuellement au fil de l'avancement du dossier.
- Les statistiques de l'écran d'accueil tiennent compte des statuts pour afficher vos revenus confirmés (événements en statut "Confirmé" et "Terminé").