Ce que vous allez faire
Ouvrez l'onglet Events et appuyez sur l'événement concerné.
Appuyez sur le crayon de la carte du haut.
Ouvrez la liste déroulante "STATUT" et choisissez Annulé.
Appuyez sur "Enregistrer" : la pastille de statut passe au rouge.
Notez la raison dans les Notes : faites défiler jusqu'à la carte "Notes", appuyez sur son crayon, et écrivez pourquoi. Si la carte n'est pas visible, passez par la ligne "Notes" de la carte "Compléter le dossier".
Différence entre "Annuler" et "Supprimer"
Annuler change le statut. L'événement reste dans vos listes, dans votre calendrier et dans votre historique. Vous pouvez rouvrir sa fiche des années plus tard, relire les notes, retrouver le client.
Supprimer efface le dossier définitivement, avec son déroulé, ses préférences musicales, son matériel assigné et ses fichiers. Il n'y a pas de corbeille.
Dans la quasi-totalité des cas, annulez plutôt que de supprimer. La suppression ne se justifie que pour une fiche créée par erreur ou en double.
Cas courants d'annulation
- Le client reporte sans date de remplacement.
- Le client a choisi un autre prestataire.
- Vous êtes indisponible et vous avez transmis le dossier à un confrère.
- La salle ou l'organisateur annule l'événement lui-même.
- Le client ne répond plus après plusieurs relances.
À savoir
- Rien n'est envoyé au client lors d'une annulation : ni email, ni notification.
- Le montant d'un événement annulé sort du total "Confirmé" de la carte "Revenus estimés" mais reste dans le total "Prévisionnel", qui additionne tous les statuts. Pensez-y en lisant vos chiffres.
- Un événement Annulé reste visible dans le calendrier à sa date, avec un marqueur rouge.
- Pour ne plus voir les annulés dans la liste, utilisez les pastilles de statut de l'onglet Events pour n'afficher qu'un statut à la fois.
- Une annulation se défait : réouvrez la fiche et repassez le statut à Validé ou En attente.
- Si le client vous a été partagé via un lien public, pensez à désactiver le partage depuis l'écran "Partage".