Ce que vous allez faire
- Ouvrir la fiche de l'événement — Dans l'onglet Événements ou le calendrier, retrouvez l'événement annulé et appuyez dessus pour ouvrir sa fiche.
- Appuyer sur le badge de statut — Sur la fiche, appuyez sur le badge coloré indiquant le statut actuel (Demande, En attente, Confirmé...).
- Choisir "Annulé" — Dans le menu des statuts, sélectionnez "Annulé". Le badge passe au rouge.
- Ajouter une note d'annulation (recommandé) — C'est le bon moment pour noter la raison de l'annulation dans les notes de l'événement : "Client a annulé - changement de date", "Couple s'est séparé", "Problème de budget", "Salle indisponible"... Ces informations peuvent être précieuses pour comprendre vos statistiques d'annulation.
- Vérifier les aspects financiers — Si un acompte avait été versé, vérifiez votre contrat pour savoir si vous pouvez le conserver. Notez la situation financière dans les notes de l'événement.
Différence entre "Annuler" et "Supprimer"
C'est la différence la plus importante à comprendre :
Annuler un événement :
- L'événement reste dans votre liste avec le badge rouge "Annulé"
- Toutes les données sont conservées (client, lieu, prix, notes, timeline...)
- Vous pouvez réactiver cet événement si la situation se débloque
- L'annulation est comptabilisée dans vos statistiques (taux d'annulation, pertes potentielles...)
- Vous gardez une trace pour votre comptabilité (acomptes conservés, remboursements...)
Supprimer un événement :
- L'événement disparaît définitivement de l'application
- Toutes les données sont perdues et irrémédiables
- Aucune trace, aucune statistique possible
- Ne supprimer que les événements créés par erreur, jamais les annulations réelles
La règle d'or : en cas d'annulation, toujours utiliser le statut "Annulé", jamais la suppression.
Cas courants d'annulation
Annulation par le client :
- Changement de date et vous n'êtes pas disponible sur la nouvelle date
- Séparation du couple (malheureusement fréquent pour les mariages)
- Problème budgétaire, licenciement, maladie
- Préférence pour un autre prestataire après comparaison
Annulation de votre côté :
- Vous avez un conflit d'agenda (double réservation par erreur)
- Raison personnelle ou professionnelle vous empêchant d'honorer la prestation
- Force majeure (accident, maladie grave...)
Annulation mutuelle :
- L'événement lui-même est annulé (salle détruite, problème politique, pandémie...)
- Le projet est reporté à une date indéterminée
À savoir
- Un événement annulé peut être réactivé. Si le client revient avec une nouvelle date, rouvrez la fiche, mettez à jour les informations et changez le statut en "Demande" ou "En attente". Vous évitez ainsi de recréer un événement de zéro.
- Les événements annulés n'apparaissent pas dans votre calendrier principal (ils ne "bloquent" plus votre agenda), mais restent accessibles via les filtres.
- Si vous avez de nombreuses annulations à une même période (une saison difficile), le fait de les conserver vous permettra d'analyser ce qui s'est passé et d'ajuster votre approche commerciale.
- Notez systématiquement la raison de l'annulation dans les notes. Au bout d'un an, vous pourrez analyser : 30% pour raison budgétaire, 20% pour choix d'un autre DJ, 50% pour raison personnelle du client... Ces chiffres peuvent orienter votre stratégie.