Ce que vous allez faire
- Ouvrir la fiche de l'événement — Depuis l'onglet Événements ou le calendrier, retrouvez la prestation qui vient d'avoir lieu et ouvrez sa fiche.
- Appuyer sur le badge de statut — Sur la fiche, appuyez sur le badge coloré indiquant le statut actuel (probablement "Confirmé" en vert).
- Choisir "Terminé" — Dans le menu des statuts, sélectionnez "Terminé". Le badge devient indigo / bleu foncé.
- Mettre à jour le prix final — C'est le moment idéal pour vérifier ou renseigner le prix final si vous ne l'avez pas encore fait, notamment si des options ou prolongations ont modifié le tarif initial.
- Ajouter des notes de clôture si nécessaire — Profitez-en pour noter dans les notes de l'événement tout ce qui s'est passé : "Soirée formidable, client très satisfait", "Prolongation de 45 min facturée 75€", ou même "Problème de sono en début de soirée, résolu rapidement"... Ces notes seront utiles si ce client revient ou vous recommande.
- Envoyer la facture — Si ce n'est pas encore fait, c'est maintenant qu'il faut envoyer la facture au client pour le solde restant.
Quand exactement passer en "Terminé" ?
Il n'y a pas de règle absolue, mais voici deux approches courantes :
Option A — Dès le lendemain de la prestation : vous avez l'événement frais en tête, vous renseignez le prix final et vous passez en "Terminé". La facture est envoyée dans la foulée. Simple et efficace.
Option B — Quand le solde est encaissé : vous préférez marquer "Terminé" uniquement quand vous avez reçu le paiement complet. Cela vous permet de distinguer facilement les prestations "Confirmées" (à venir), des "Terminées" (soirée faite ET payée).
Les deux approches sont valides. L'important est d'être cohérent pour que vos statistiques aient du sens.
Ce que vous pouvez faire juste après la prestation
C'est le bon moment pour plusieurs actions dans l'application :
Mettre à jour le prix final : si vous avez fait une heure de prolongation, si le client vous a demandé une prestation supplémentaire en cours de soirée, ou au contraire si vous avez accordé une remise, c'est maintenant que vous mettez à jour le prix réel.
Compléter les notes : votre mémoire est fraîche. Notez les détails qui pourraient être utiles plus tard : comment s'est passée l'installation, quelle ambiance régnait, quelles musiques ont le mieux marché, si le client était difficile ou adorable...
Envoyer la facture : si vous utilisez les fonctionnalités de documents de l'application, générez et envoyez la facture pour le solde restant.
Mettre à jour la fiche client : si vous avez obtenu de nouvelles informations (nouvel e-mail, nouveau numéro...), mettez à jour la fiche client tant que vous y pensez.
Ce qui change dans l'application
- L'événement apparaît en indigo (bleu foncé) dans le calendrier et les listes
- Il est comptabilisé dans vos revenus réalisés dans les statistiques
- Il reste visible dans votre historique pour toujours
- Le solde restant dû (si le prix final > acompte) est indiqué sur la fiche
À savoir
- Passer en "Terminé" n'est pas irréversible. Si vous vous êtes trompé ou si une réclamation surgit, vous pouvez repasser l'événement en "Confirmé" le temps de régler le problème.
- L'idéal est de clôturer chaque événement dans les 48h qui suivent la prestation, quand les informations sont encore fraîches en mémoire.
- Les événements "Terminés" restent accessibles et modifiables. Si vous recevez le solde 30 jours après la prestation, vous pouvez noter cette information dans les notes même plusieurs semaines après avoir passé le statut en "Terminé".