Ce que vous allez faire
Lisez les trois chiffres en haut de la fenêtre :
- Demandé : la quantité que vous voulez sur cet événement.
- Disponible (ou "En stock") : la quantité réellement libre sur ces dates, une fois vos autres engagements déduits.
- Sous-location : la quantité qu'il faudrait louer, affichée uniquement si l'option de sous-location est activée sur ce matériel.
Consultez la liste des conflits : la fenêtre détaille les événements qui mobilisent déjà ce matériel, avec leur titre, leur plage de dates et la quantité concernée.
Prenez votre décision :
- "Forcer l'ajout quand même" : le matériel est assigné malgré le conflit. À utiliser quand vous savez que la contrainte n'est pas réelle (par exemple une prestation qui finit à 3h et une autre qui commence le lendemain à 18h).
- "Annuler" : rien n'est assigné. Vous devez alors trouver une autre solution.
Pour un pack, la fenêtre liste chaque matériel du pack qui pose problème, avec ses propres chiffres. Les mêmes deux choix sont proposés.
Les solutions quand le conflit est réel
- Sous-louer : si l'option est activée sur ce matériel, l'application vous indique combien d'unités louer. Le coût fournisseur renseigné sur la fiche permet de calculer votre coût total, affiché ensuite sur la fiche de l'événement.
- Retirer le matériel de l'autre événement : si la seconde prestation est moins importante ou si le lieu fournit déjà l'équipement.
- Réduire la quantité : quatre lyres au lieu de six, si la salle est petite.
- Refuser la date : c'est parfois la bonne décision, surtout si vous ne pouvez pas assurer le niveau de prestation promis.
Prévenir plutôt que subir
Assignez le matériel dès qu'un événement passe en Validé, pas la veille. C'est le seul moyen pour que la détection de conflits vous soit utile : elle vous prévient au moment où vous avez encore le temps de réagir.
Tenez aussi votre quantité en stock à jour. Un matériel en panne dont la quantité n'a pas été baissée ne déclenchera aucun conflit, et vous le découvrirez sur place.
À savoir
- Les conflits sont classés en deux niveaux : les conflits fermes (événements confirmés) et les conflits provisoires. La fenêtre le précise.
- Le calcul se fait sur les plages de dates des événements : un matériel n'est bloqué que sur la durée de la prestation.
- La sous-location n'est proposée que si l'interrupteur "Sous-location possible" est activé sur la fiche du matériel.
- Le coût total de sous-location d'un événement est affiché sur sa fiche, sous la carte "Équipement".
- Forcer l'ajout ne déclenche aucune alerte ultérieure : l'application ne vous rappellera pas le conflit.